Vanliga lönefel på restaurang – fem kontroller före utbetalning

Kontrollera timmar, OB, frånvaro och löneändringar innan du betalar ut lön. En praktisk checklista för restauranger och caféer.

Tidrapporten är godkänd. Ändå saknas timmar på lönebeskedet.

Det kan hända om timmarna godkänns efter att löneunderlaget togs fram. Tidrapporten kan alltså vara rätt när du tittar på den, samtidigt som lönen bygger på en tidigare version.

Gör de här fem kontrollerna innan du betalar ut lön på restaurangen.

1. Se vilka ändringar som kom med i lönen

Gå igenom tidrapporter som godkändes eller rättades efter att löneunderlaget togs fram. Finns de med i den aktuella lönekörningen?

Gör samma kontroll om någon har lagt till ett pass eller rättat en rast i efterhand. Om en uppgift saknas, utred varför och hur den ska hanteras. Kontrollera att rättelsen faktiskt kommer med där den ska.

Läs mer om hur du kontrollerar tidrapporter före lönekörningen.

2. Följ ett kvällspass hela vägen till lönebeskedet

Välj ett pass som går över midnatt, till exempel 18.00–01.30. Följ timmarna från tidrapporten till löneunderlaget. Kontrollera datum, rast och vilka timmar som ligger till grund för eventuellt OB.

Jämför sedan med periodens lönebesked. Där kan timlön och OB visas på separata rader. Om OB-raden summerar hela perioden behöver du använda löneunderlaget för att se vilka timmar från just det passet som ingår.

Om någon stannade längre eller gick hem tidigare än planerat, kontrollera hur tiden ska hanteras enligt personens villkor. Skillnaden mot schemat räcker inte för att avgöra vilken ersättning som ska betalas.

Läs mer om hur du räknar OB för restaurangpersonal.

3. Stäm av frånvaron mot löneunderlaget

Kontrollera att rätt person, datum, frånvarotyp och omfattning finns med. Titta särskilt på frånvaro under en del av ett pass.

Om någon arbetar lunchen och går hem sjuk före kvällsserveringen behöver underlaget visa vilken tid personen arbetade och vilken tid som avser frånvaro. Ett meddelande i chatten kan förklara vad som hände. Uppgiften behöver också registreras där lönen beräknas.

4. Granska vad som ändrats sedan förra lönen

Har någon fått ny timlön, bytt sysselsättningsgrad eller fått ett nytt tillägg? Kontrollera startdatumet och den första lönen som påverkas.

Om timlönen ändrades mitt i perioden kan du välja ett pass före och ett efter ändringen. Se vilken lön som användes på båda sidor om datumet. Om semestervillkoren ändrats, kontrollera när de började gälla och hur ändringen syns i underlaget.

5. Förklara större avvikelser före utbetalning

Jämför timmar och bruttolön med föregående period. Börja med personer som har oväntat få timmar, stora skillnader i ersättning eller en rättelse sedan förra lönen.

Fler helgpass, en löneändring eller frånvaro kan förklara skillnaden. Kontrollera också att en rättelse som redan betalats ut inte kommer med en gång till.

Prova checklistan på en lön som väckte frågor

Välj en medarbetare som hade en fråga om förra lönen. Följ tidrapport, frånvaro och lönevillkor fram till lönebeskedet. Om du behöver gå tillbaka till gamla meddelanden för att förstå en rad vet du vilket steg som behöver bli tydligare.

I Simflexity kan godkänd arbetstid gå vidare till lönehanteringen. Inför utbetalningen behöver löneansvarig kontrollera vilka uppgifter som kom med och följa upp ändringar.

Vill du gå igenom hur det skulle fungera med ert löneflöde? Kontakta Simflexity eller boka en demo.