Kontrollera tidrapporter före lönekörningen – vilka avvikelser behöver granskas?

Ett arbetspass på sex minuter har blivit godkänt. Ett annat slutar efter klockan sex på morgonen, men saknar utstämpling.

Båda behöver kontrolleras. Samtidigt kan en tidigare hemgång eller ett längre kvällspass ha en fullt rimlig förklaring.

En bra tidrapportkontroll hjälper dig att hitta uppgifter som behöver verifieras innan de används för lön. En avvikelse är en anledning att ställa en fråga – inte ett bevis på fel.

Exemplen i artikeln bygger på situationer som uppmärksammats vid genomgång av restaurangers tidrapporter. Verksamheter och personer är anonymiserade.

Börja med att jämföra tre tider

I Simflexity kan du jämföra planerad, stämplad och rapporterad tid.

Kontrollera också rast och frånvaro. Ett tidsintervall visar inte ensamt hur många timmar som ska ligga till grund för lön.

Schemat visar planen. Stämplingarna visar registrerade händelser. Tidrapporten behöver kontrolleras innan den godkänns.

Saknad utstämpling: verifiera sluttiden

Ett pass är planerat till 15:00–23:00.

Medarbetaren har stämplat in 15:03, men någon utstämpling finns inte. Tidrapporten visar ändå 15:03–23:00.

Sluttiden är då inte bekräftad av en utstämpling. Kontrollera med medarbetaren eller ansvarig på plats när arbetet faktiskt avslutades.

Utgå inte automatiskt från schemats sluttid.

Om både in- och utstämpling saknas behöver arbetstiden verifieras på annat sätt. Det innebär inte att arbete inte har utförts.

Ett sexminuterspass kan betyda för lite registrerad tid

Vid en genomgång fanns ett godkänt pass registrerat till 22:43–22:49.

Sex minuter är inte omöjligt. Men det är tillräckligt ovanligt för att fråga om hela arbetspasset har kommit med.

Det kan exempelvis saknas en tidigare instämpling eller finnas en felregistrerad tid.

Granskningen ska därför upptäcka både för mycket och för lite registrerad arbetstid.

Ovanligt långa pass behöver sammanhang

Ett annat pass hade starttid 22:13, saknad utstämpling och rapporterad sluttid 06:13 nästa morgon.

Det behöver kontrolleras om restaurangen normalt avslutar arbetet långt tidigare.

Samtidigt är en sen sluttid inte automatiskt fel. Städning, stängning och andra arbetsuppgifter kan fortsätta efter att sista gästen gått.

Verksamhetens normala arbetstider hjälper dig att prioritera granskningen. De ska inte användas för att automatiskt ändra rapporterade tider.

När rapporterad tid skiljer sig från stämplingen

I detaljbilden nedan visar både planerad och stämplad tid 08:27–15:24. Rapporterad tid är däremot 08:27–16:25.

Den rapporterade sluttiden ligger en timme och en minut senare än utstämplingen.

Kommentaren ”Jobbade över idag” ger sammanhang. Den förklarar att medarbetaren rapporterat extra tid, men ansvarig behöver fortfarande kontrollera vad som faktiskt hände.

Arbetade personen vidare efter utstämplingen? Blev utstämplingen fel? Behöver rapporten korrigeras?

Kontrollera uppgiften innan tiden godkänns. Eventuell extra ersättning hanteras enligt anställningsvillkor och tillämpligt avtal.

Tidigare hemgång innebär inte automatiskt lägre lön

Anta att schemat slutar 23:00, medan både utstämpling och rapporterad sluttid visar 21:44.

Restaurangen kan ha stängt tidigare. Den faktiska närvaron kan då vara korrekt registrerad.

Men håll isär två frågor:

• När slutade personen arbeta?
• Vilken lön har personen rätt till?

Om arbetsgivaren skickat hem medarbetaren tidigare kan rätt till schemalagd lön finnas kvar. Kontrollera anställningsvillkor, kollektivavtal och vad som överenskommits innan lönen minskas.

Att stämplad och rapporterad tid överensstämmer är ett bra kontrollsteg. Det avgör inte ensamt lönen.

Kontrollera även godkända tidrapporter

En tidrapport kan innehålla fel även efter ett godkännande. Ett sexminuterspass blir inte rimligare för att statusen är Godkänd.

Gör därför en avslutande kontroll av perioden innan löneunderlaget används.

Prioritera saknade stämplingar som inte redan verifierats, ovanliga passlängder och stora skillnader mellan stämplad och rapporterad tid. Kontrollera också oväntad rast eller frånvaro.

Detta är en rekommenderad granskningsrutin. Den innebär inte att systemet automatiskt identifierar och prioriterar alla situationer som beskrivs.

En enkel rutin före lönekörningen

1. Öppna Tidrapporter och välj aktuell period.
2. Jämför planerad, stämplad och rapporterad tid.
3. Kontrollera osäkra uppgifter med medarbetaren eller ansvarig på plats.
4. Stäm av rast, frånvaro och eventuell rätt till ersättning utöver registrerad arbetstid.
5. Korrigera vid behov och dokumentera förklaringen enligt verksamhetens rutin.
6. Godkänn när underlaget är kontrollerat. Granska också tydliga avvikelser bland redan godkända rapporter.

Gör gärna kontrollen löpande efter arbetspassen. Då är det lättare att få svar än flera veckor senare.

Tidrapport och personalliggare har olika syften

Att rätta en tidrapport för lönehanteringen är inte samma sak som att rätta personalliggaren.

Skatteverket kräver att ändringar i elektronisk personalliggare går att följa. Uppgifter får inte bara skrivas över utan spårbarhet.

En senare rättelse innebär inte heller att den ursprungliga registreringen gjordes i rätt tid.

Från registrerad tid till ett kontrollerat löneunderlag

I Simflexity kan planerad, stämplad och rapporterad tid jämföras innan arbetstiden används vidare i lönehanteringen.

Det ger ansvarig ett underlag för att ställa rätt frågor. Förklaringen till varför ett pass blev kortare eller längre finns ofta hos människorna på arbetsplatsen.

Vill du se hur granskning och godkännande fungerar i praktiken? Lämna dina kontaktuppgifter så hör vi av oss, eller boka en demo.

Kontakta mig · Boka demo

Källor och underlag

Artikeln bygger på anonymiserade situationer från Simflexitys arbete med tidrapportkontroll. Granskningsrutinen är en praktisk rekommendation.

• HRF – Gröna riksavtalet 2025–2027
• Skatteverket – krav på elektronisk personalliggare

Faktakontrollerad den 25 oktober 2026. Anställningsvillkor och tillämpliga kollektivavtal kan påverka vilken ersättning medarbetaren har rätt till.