Glömt att stämpla ut? Så rättar du personalliggaren
Glömt att stämpla in eller ut? Läs hur restaurangen kompletterar personalliggaren, dokumenterar rättelser och kontrollerar löneunderlaget.
Restaurangen har stängt och personalen har gått hem. Nästa morgon står en medarbetare fortfarande som instämplad.
Personen slutade klockan 22.00, men glömde att stämpla ut.
Får restaurangchefen lägga in sluttiden i efterhand?
Ja, en saknad uppgift kan kompletteras. Men det måste framgå vem som gjorde kompletteringen och när. Det får inte se ut som en ursprunglig utstämpling om uppgiften registrerades nästa dag.
En rättelse ska också bevara tidigare uppgifter. Den ska dokumentera vad som faktiskt hände, utan att dölja den ursprungliga missen.
När ska personalen stämpla in och ut?
Uppgifter om arbetspassets början och slut ska enligt reglerna dokumenteras i omedelbar anslutning till respektive händelse.
Skatteverket anger att uppgifterna inte får registreras i förväg eller samlas ihop först vid dagens slut.
En komplettering i efterhand gör därför inte att den ursprungliga registreringen gjordes i tid. Restaurangen behöver både hantera missen och förebygga att den upprepas.
Så hanterar du en glömd utstämpling
Börja med att kontrollera när medarbetaren faktiskt avslutade sitt arbetspass.
Kopiera inte automatiskt sluttiden från schemat. Personen kan ha stannat längre eller gått tidigare.
En praktisk rutin är att:
- Kontakta medarbetaren och bekräfta sluttiden.
- Komplettera den saknade uppgiften i personalliggaren.
- Säkerställa att ansvarig användare och tidpunkten för kompletteringen framgår.
- Kontrollera tidrapporten inför lönehanteringen.
Skriv gärna en kort förklaring, exempelvis: ”Glömd utstämpling. Sluttiden bekräftad med medarbetaren.”
Förklaringen är en praktisk rekommendation. Kraven på att kunna följa kompletteringen gäller oavsett om ni använder den formuleringen.
Exempel: personen slutade 22.00, uppgiften lades till nästa morgon
Följande exempel är fiktivt.
En medarbetare börjar klockan 15.00 och avslutar arbetspasset klockan 22.00. Instämplingen finns registrerad, men utstämplingen saknas.
Nästa morgon bekräftar medarbetaren sluttiden. Restaurangchefen kompletterar uppgiften klockan 09.15.
| Uppgift | Tidpunkt |
|---|---|
| Arbetspasset avslutades | 4 november kl. 22.00 |
| Sluttiden registrerades i efterhand | 5 november kl. 09.15 |
Dessutom ska det framgå vem som gjorde kompletteringen.
Arbetspassets sluttid och tidpunkten när uppgiften registrerades är två olika uppgifter. Båda behövs för att förstå händelseförloppet.
Om någon glömmer att stämpla in
Kontrollera när personen faktiskt började arbeta och komplettera den saknade uppgiften med spårbarhet.
Om hela passet saknas behöver både början och slutet klarläggas. Schemat kan hjälpa er att undersöka händelsen, men visar bara vad som var planerat.
Att lägga in ett arbetspass i löneunderlaget innebär inte automatiskt att personalliggaren också har kompletterats.
Vad måste en elektronisk personalliggare visa?
Skatteverket anger att alla händelser i en elektronisk personalliggare ska loggas. Det ska gå att se vem som ändrat en uppgift, när det gjordes och vilka ändringar som har gjorts.
Äldre uppgifter ska också kunna granskas.
Kontrollera därför att ni kan följa:
- Den ursprungliga registreringen.
- Vad som ändrats eller kompletterats.
- Vem som gjorde ändringen.
- När ändringen gjordes.
En markering med texten ”Ändrad” berättar att något har hänt. Tillgänglig historik behöver förklara vad.
Personalliggare och löneunderlag är olika saker
Personalliggaren dokumenterar vilka som är verksamma och när arbetspassen börjar och slutar.
Löneunderlaget behöver dessutom hantera exempelvis raster, frånvaro, ersättningar och anställningsvillkor.
En rättad tidrapport bevisar därför inte i sig att personalliggaren har rättats.
En saknad stämpling visar heller inte ensam hur mycket personen har arbetat eller vilken lön personen har rätt till. Det behöver utredas med rätt underlag.
Läs också vår guide om att kontrollera tidrapporter före lönekörningen.
Kan Skatteverket kontrollera gamla stämplingar?
Ja. Systemet ska göra det möjligt för Skatteverket att granska uppgifter bakåt i tiden, bland annat för att kontrollera att de har bevarats.
Det betyder inte att varje historisk rättelse automatiskt leder till en avgift. Men restaurangen ska inte utgå från att äldre uppgifter saknar betydelse.
Komplettera upptäckta brister och bevara historiken även när inget kontrollbesök har gjorts.
När samma medarbetare glömmer flera gånger
Återkommande missar behöver följas upp.
Kontrollera att medarbetaren vet hur stämpelklockan fungerar och kommer åt den när arbetspasset börjar och slutar.
Bestäm sedan att:
- Medarbetaren meddelar en missad stämpling så snart den upptäcks.
- Ansvarig kontrollerar den faktiska tiden.
- Kompletteringen dokumenteras med spårbarhet.
- Återkommande missar följs upp med medarbetaren.
En kort kontroll efter stängning kan hjälpa er att upptäcka personer som fortfarande står som instämplade. Den ersätter inte personalens registrering, men gör det lättare att reda ut missen medan händelsen är färsk.
Kontrollera tiden innan den går vidare till lön
I Simflexity kan ansvarig granska rapporterad arbetstid innan den godkänns och används som löneunderlag.
Vid en glömd stämpling behöver ni även säkerställa att personalliggaren innehåller rätt uppgifter och att kompletteringen går att följa.
Börja med den faktiska tiden. Dokumentera kompletteringen. Kontrollera sedan löneunderlaget.
Vill du se hur Simflexity kan stödja restaurangens arbete med stämpling och tidrapportering?
Lämna dina kontaktuppgifter så hör vi av oss, eller boka en demo.
Relaterad läsning
Källor
- Skatteverket – Uppgifter som ska föras in i en personalliggare
- Skatteverket – Vad innebär en elektronisk personalliggare och vilka krav ska den uppfylla?
Faktakontrollerad den 5 november 2026. Exemplen är fiktiva. Rutinerna för kontroll och uppföljning är praktiska rekommendationer.