Byta lönesystem? Checklista inför första lönen
Ska ni byta lönesystem? Se vad ni behöver flytta över, hur ni hanterar brytet mellan systemen och vad ni ska kontrollera före första utbetalningen.
Ni har valt ett nytt lönesystem. Personalen är inlagd och nästa löneutbetalning närmar sig. Då kommer frågorna: Vilka pass hör till den första lönen? Följde de sparade semesterdagarna med? Och vem rättar en tidrapport som ligger kvar i det gamla systemet?
Börja med tre beslut: var ni drar gränsen mellan systemen, vilka uppgifter som ska flyttas och vem som godkänner första lönen. Checklistan fungerar för restauranger, butiker, eventbolag och andra verksamheter med timpersonal.
1. Bestäm var det gamla systemet slutar och det nya börjar
Skriv ned vilken löneperiod som är den sista i det gamla systemet och vilken som är den första i det nya. Ange både vilka datum underlaget gäller och när lönen ska betalas ut.
För timpersonal är det särskilt viktigt att skilja på när passet arbetades och när det kommer med på lönen. Om ni byter system mitt i en period behöver ni bestämma hur timmar och frånvaro från den första delen av perioden ska följa med. Annars kan samma pass hamna i båda systemen eller falla bort helt.
Bestäm också vem som tar hand om sena rättelser. Om någon upptäcker en glömd utstämpling efter bytet ska ni veta var tiden rättas och hur den kommer med på rätt lönebesked.
2. Flytta uppgifter och stäm av dem efter importen
En lyckad import betyder att uppgifterna gick att läsa in. Nästa steg är att kontrollera att de betyder samma sak i det nya systemet.
| Kontrollera | Titta särskilt på |
|---|---|
| Personal och anställningar | Rätt arbetsgivare, anställningsdatum, löneform och aktuell lön. |
| Ersättningar och avdrag | OB, fasta tillägg och återkommande avdrag. Stäm av inställningarna mot de villkor som gäller hos er. |
| Semester | Intjänade, uttagna och sparade dagar samt andra semestersaldon som behövs i den nya lönehanteringen. |
| Uppgifter från tidigare perioder | Ackumulerade belopp och andra ingående värden som det nya systemet behöver. Be leverantören ange vilka. |
| Underlag som ännu inte betalats ut | Timmar, frånvaro och rättelser som ska med på en kommande lön. |
| Skatt och utbetalning | Kontrollera skatteuppgifter, utbetalningskonto och vem som hanterar betalningen. |
Ta också reda på hur ni kommer åt äldre lönebesked och underlag när det gamla avtalet avslutas. Bestäm vad ni behöver exportera innan åtkomsten upphör.
3. Följ riktiga pass hela vägen till lönebeskedet
Testa ett vanligt pass först. Då ser ni att grundflödet fungerar. Välj sedan två eller tre fall som brukar kräva en kontroll hos er.
Det kan vara en butiksmedarbetare som jobbade längre efter stängning, någon som gick hem sjuk mitt i ett pass eller ett eventpass som slutade efter midnatt. Har ni haft en glömd utstämpling? Använd den också. Den visar vem som behöver bekräfta sluttiden och hur den godkända tiden går vidare till lön.
Följ varje fall genom fyra frågor:
- Vad hände under passet?
- Vilken tid och eventuell frånvaro godkändes?
- Vilka lönerader skapades, och går beloppen att förklara?
- Finns det något som fortfarande måste föras över eller räknas manuellt?
Om det går, provräkna samma period i båda systemen före den första utbetalningen. Utred skillnaderna rad för rad. Det gamla utfallet är en bra jämförelse, men kontrollera mot underlaget innan ni avgör vilket belopp som är rätt.
4. Ge första lönekörningen en egen tidsplan
Planera bakåt från utbetalningsdagen. Sätt en sista dag för tidrapporterna, en dag för provkörningen och tid för att rätta det som upptäcks. Om ni behöver skapa och godkänna en betalfil, planera in det också.
Utse vem som ansvarar för varje steg. I ett litet företag kan samma person ha flera roller. Det viktiga är att någon tar ställning till varje kontroll innan lönen går vidare.
Stäm av följande före utbetalning:
- Alla som ska få lön finns med, i rätt företag och rätt period.
- Timmar, frånvaro, tillägg och sena rättelser har kommit med utan att räknas dubbelt.
- Oväntade skillnader i bruttolön, skatteavdrag eller nettolön går att förklara.
- Utbetalningsunderlaget stämmer mot de godkända lönerna.
- Det är tydligt vem som hanterar lönebesked, bokföringsunderlag och arbetsgivardeklaration.
När stämpelklockan är igång återstår första lönen
När Casa del Cava gick över till Simflexity importerades personalen, stämpelklockan togs i bruk och restaurangchefen lade sitt första veckoschema. Inför den första lönen behövde några glömda utstämplingar redas ut och lönebeskeden anpassas. Lönerna betalades ut.
Det är två olika milstolpar i ett systembyte. Först kan teamet börja använda schemat och stämpelklockan. Sedan behöver löneansvarig kunna följa ett pass till lönebeskedet och förklara beloppet. Planera för båda redan från början.
Ta med en lönevecka till genomgången
I Simflexity kan godkända tidrapporter gå vidare till löneunderlaget. Om ni funderar på att byta, ta med ett vanligt pass och en avvikelse från er egen verksamhet. Då kan vi gå igenom vad ni behöver flytta över, vad chefen ska godkänna och vad ni ska kontrollera inför första lönen.
Kontakta Simflexity · Boka en demo