7 sätt att minska personalkostnaderna på restaurang
Sju praktiska sätt att minska personalkostnaderna på restaurang. Anpassa bemanningen, följ upp arbetade timmar och testa en förändring i nästa schema.
Två extra personer i matsalen kan behövas en fullbokad lördag. På en lugn tisdag kanske problemet är ett annat: alla börjar samtidigt, trots att gästerna kommer först en timme senare.
Börja med ett pass där personaltimmarna ofta blir fler än planerat. Ta reda på varför innan du drar ned på bemanningen. En sen stängning, en ojämn lunchrusning och en missad utstämpling kräver tre olika åtgärder.
1. Bemanna efter när gästerna faktiskt kommer
Jämför några liknande pass. När kom beställningarna? När växte kön? Vilka uppgifter behövde vara klara innan de första gästerna kom?
Om lunchrusningen börjar 11.45 kanske hela teamet inte behöver börja samtidigt. En person kan ta öppningen medan nästa börjar när trycket ökar. Testa att förskjuta en starttid och följ både personaltimmarna och väntetiden. Om kön växer eller förberedelserna inte hinns med behöver upplägget justeras.
2. Leta efter schemaändringar som upprepar sig
En sjuklucka går sällan att planera. Men om samma kvällspass behöver förstärkas varje fredag har ni fått information som hör hemma i nästa schema.
Gå igenom de senaste veckornas ändringar. Markera vilka som återkommer och varför. Kanske behövs en kort förstärkning under middagsrusningen, medan resten av kvällen fungerar med ordinarie team. Låt den ansvariga godkänna ändringar på ett ställe där personalen ser vilket pass som gäller.
3. Jämför planerad och arbetad tid medan ni minns passet
Fem personer jobbar tio minuter längre än planerat, fem dagar i veckan. Det blir 4 timmar och 10 minuter mer än schemat på en vecka.
Det kan vara helt rimligt. Om gästerna ofta sitter kvar och stängningen tar en halvtimme är schemat kanske för snävt. Om samma förberedelser däremot lämnas till stängningslaget varje kväll kan ni prova att flytta dem till en lugnare del av passet.
Kontrollera först att den rapporterade tiden stämmer. En glömd utstämpling ska redas ut. Tid som faktiskt har arbetats ska inte justeras ned för att passa budgeten.
4. Ge stängningen en tydlig arbetsfördelning
Titta på vad teamet gör de sista 30 minuterna. Vem stänger kassan? Vem tar disken? Vad kan göras tidigare utan att störa servicen?
Prova en enkel lista med uppgift och ansvarig. Om två personer ofta väntar på att en uppgift ska bli klar har ni något konkret att undersöka. Om alla redan är upptagna hela tiden behöver ni i stället planera för en realistisk sluttid.
5. Räkna på extra timmar när du lägger schemat
Gå igenom vilka pass som ofta blir längre och vilka som har tillägg. Om en person regelbundet behöver stanna efter stängning, jämför kostnaden och arbetsbelastningen för två upplägg: att planera in en senare sluttid eller att fördela om arbetet under kvällen.
Använd villkoren som faktiskt gäller för personalen när ni räknar på OB och extra tid. Kontrollera också arbetstid, vila och raster när schemat ändras. Arbetstidslagen reglerar sådana frågor, och kollektivavtal kan påverka vilka bestämmelser som gäller hos er. Läs Arbetsmiljöverkets vägledning om arbetstidslagen.
6. Mät tiden ni lägger på att få fram löneunderlaget
Följ en löneperiod och notera hur ofta någon kopierar timmar, letar efter godkännanden eller frågar vilken version av en tidrapport som gäller. Börja med det steg som tar mest tid.
I Simflexity kan godkända tider gå vidare till löneunderlaget. Chefen behöver fortfarande reda ut till exempel en glömd utstämpling, men slipper skriva in den godkända tiden en gång till. Följ upp hur mycket administration ni faktiskt sparar. Redovisa sparad administrationstid separat från förändringar i bemanningskostnaden.
7. Räkna med vad det kostar att lära upp ny personal
Om ni ofta behöver ringa in ersättare med kort varsel, följ upp varför. Är passen svåra att planera runt? Har bara en person lärt sig stänga? Är introduktionen så kort att en erfaren kollega behöver avbryta sitt arbete för att hjälpa till?
Testa en förändring som minskar beroendet av enskilda personer. Lär till exempel upp en till medarbetare i stängningsrutinen och följ hur många sena inhopp ni behöver månaden efter. Introduktionen tar tid i början. Den tiden ska också finnas med när ni bedömer utfallet.
Börja med ett pass nästa vecka
Välj ett återkommande pass, till exempel fredagslunchen. Skriv upp försäljning, planerade timmar och kontrollerade arbetade timmar. Notera också något som visar hur servicen fungerade, till exempel väntetiden när kön var som längst.
Ändra en sak till nästa jämförbara pass. Om timmarna minskar men väntetiden ökar har ni något att väga in. Om samma service fungerar med färre timmar eller mindre dubbelarbete har ni hittat en förändring att behålla.
Vill du först räkna på vad passet kostar? Läs guiden om personalkostnad per arbetspass.
Vill du se hur planerade och rapporterade timmar kan följas upp i Simflexity? Ta med ett återkommande pass till en demo, så går vi igenom det tillsammans.