Från WhatsApp och SMS till en jobbchatt för personalen
Flytta passbyten, extrapass och frågor om schemat från privata trådar till en jobbchatt. Så gör ni det tydligt vem som ska jobba.
”Kan någon ta söndagspasset?”
Frågan går ut i en WhatsApp-grupp. En person svarar där. En annan skickar ett sms direkt till chefen. När söndagen närmar sig behöver någon fortfarande kontrollera vem som tog passet och om schemat uppdaterades.
En jobbchatt kan samla samtalet. Gör sedan en enkel rutin av det som avgör vem som faktiskt ska jobba: prata om passet i chatten och bekräfta ändringen i schemat.
Ge jobbsnacket en egen plats
I ett samtal med en vice vd kom en tydlig princip upp: privat är privat, jobb är jobb. Företaget hade därför valt en separat lösning för jobbkommunikation.
Det är lätt att förstå varför. I samma privata app finns kanske familjen, kompisgruppen och frågan om vem som kan öppna på lördag. Med en jobbkanal får personalen en tydlig plats att leta på när de behöver ett besked från jobbet.
Men om schemat ligger i en app, passfrågorna i en annan och ändringarna fortfarande kommer på sms, finns det flera ställen att hålla koll på. Börja med den fråga som ofta hamnar i flera kanaler: vem jobbar när?
Prata i chatten. Bekräfta i schemat.
Tänk att någon behöver byta sitt lördagspass. En kollega svarar: ”Jag kan ta det.” För den ena kan det betyda att bytet är klart. För den andra kan det betyda att chefen fortfarande måste säga ja.
Bestäm i förväg hur ni gör:
- Medarbetaren tar upp passbytet i jobbchatten.
- Den som ansvarar för bemanningen bekräftar bytet enligt er rutin.
- Schemat uppdateras så att båda kan se vem som faktiskt ska jobba.
Samma rutin fungerar när en butik behöver hjälp med stängningen, ett event behöver fler på plats eller en restaurang behöver förstärkning till helgen. Chatten hjälper er att hitta en lösning. Schemat visar vad ni kom fram till.
Bestäm också när ett svar behövs
En jobbchatt ger jobbet en egen plats. För att gränsen ska fungera behöver teamet också veta när ett meddelande förväntas få svar.
Säg vilka besked som kan vänta till nästa pass och vem man ska ringa om något är akut. Gör också tydligt om ett meddelande om extrapass är en förfrågan eller en bekräftelse. Då slipper medarbetaren tolka varje notis som något som måste hanteras direkt.
Börja med passfrågorna
Ni behöver inte flytta all kommunikation på en gång. Börja med passbyten, extrapass och frågor om nästa arbetspass. Berätta vilken kanal som gäller, vem som bekräftar ändringar och var medarbetaren hittar det aktuella schemat.
I Simflexity finns jobbchatten i samma verktyg som schemat. Chefen kan skriva till hela personalen, till en grupp eller till en person. En fråga om helgens bemanning kan tas i rätt grupp, och medarbetaren kan sedan gå till schemat för att se vad som gäller.
Vill du se hur det skulle fungera för ert team? Ta med ett vanligt passbyte till en genomgång, så tittar vi på hur ni kan hålla ihop samtalet och schemat.