Från gigplattform till komplett personalsystem – Calientes resa med Simflexity

Caliente har varit med på Simflexitys resa nästan från början. Från de första löneutbetalningarna efter gigjobb till ett sammanhängande personalsystem för schema, tidrapportering, lön och dricks. I dag använder deras två centrala restauranger i Stockholm Simflexity för 56 anställda.

• 2 – restauranger
• 56 – anställda
• 2024 – stämpelklockan infördes

”Det bästa är att allt hänger ihop. Från schema och arbetad tid till lön. Vi har fått mycket mindre administration – och personalen har allt direkt i mobilen.”

Ett samarbete som började med gigjobb

När Simflexity fortfarande var en plattform för gigjobb var Caliente en av våra tidiga kunder.

Redan då använde de en av våra första tjänster: möjligheten att få lön direkt efter ett arbetat pass.

Det blev början på ett samarbete som har fortsatt genom flera stora förändringar av Simflexity.

När vi senare utvecklade Pay-on-Demand för gigarbetare var Caliente med på resan.

Och när Simflexity började utvecklas till ett komplett personalsystem för restauranger blev samarbetet ännu viktigare.

Sommaren 2024 tog vi nästa stora steg

Caliente behövde en stämpelklocka som fungerade i restaurangernas vardag.

Under sommaren 2024 utvecklade vi därför Simflexitys stämpelklocka tillsammans med dem.

I augusti började personalen stämpla in och ut.

Det blev en viktig milstolpe.

Vi hade gått från att hantera enskilda giguppdrag till att bli en del av den dagliga personalhanteringen i en restaurangverksamhet.

56 anställda – från anställning till lön

I dag använder Calientes restauranger på Fleminggatan och Drottninggatan Simflexity för stora delar av personaladministrationen.

På Fleminggatan arbetar 26 personer och på Drottninggatan 30.

Nya medarbetare registreras och signerar sina anställningsavtal direkt i appen med BankID.

Scheman skapas, personalen stämplar in och ut och tidrapporter granskas och godkänns.

Sedan följer lönebesked, betalningsfiler till banken och bokföringsunderlag.

Allt samlat i Simflexity.

För medarbetare som använder Pay-on-Demand finns dessutom möjligheten att få ut intjänad lön via Swish efter ett arbetat pass.

Försäljning, personalkostnader och dricks

Simflexity är också integrerat med Calientes kassasystem Baemingo.

Försäljningsdata hämtas in och kan jämföras med personalkostnaderna, vilket ger restaurangerna aktuella analyser av verksamheten.

Även dricksen hanteras i Simflexity.

Dricksuppgifter importeras från kassasystemet inför fördelningen.

Medarbetarna kan sedan se sin dricks direkt i mobilen.

Det innebär att flera delar av restaurangens vardag hänger ihop – från arbetade timmar och försäljning till dricks och lön.

Alla år har inte varit problemfria

Att utveckla en produkt tillsammans med sina kunder innebär också utmaningar.

Under åren har vi ibland missförstått behov, gjort saker för krångliga eller varit för snabba med att lansera nya funktioner.

Ibland har det blivit fel.

Men Caliente har fortsatt samarbetet med oss.

Vi har haft en direkt dialog, arbetat igenom problemen och fortsatt utveckla lösningarna tillsammans.

Det har krävt tålamod från båda håll.

Under det senaste halvåret har plattformen blivit betydligt stabilare och restaurangerna har kunnat arbeta vidare med sin dagliga personalhantering samtidigt som nya funktioner har tillkommit.

Mindre administration och personlig kontakt

En återkommande utmaning för restaurangföretag är kostnaden för de system som behövs för att driva verksamheten.

För Caliente har det varit viktigt att samla fler delar av personalhanteringen i ett system, till en rimlig kostnad.

Men det är inte bara funktionerna som spelar roll.

Caliente uppskattar snabbheten, den direkta kommunikationen och att vi tar tag i problem när de uppstår.

Det är också därför samarbetet har kunnat fortsätta genom flera års produktutveckling.

Mer än en kund

Caliente har varit en av grundpelarna i Simflexitys utveckling.

De har testat tidiga lösningar, ställt krav, rapporterat problem och hjälpt oss förstå vad som faktiskt fungerar i restaurangernas vardag.

Från den första tjänsten för lön efter arbetade pass till dagens personalsystem har samarbetet fortsatt.

Och det fortsätter att utvecklas.

För oss på Simflexity är det så vi vill bygga produkten.

Tillsammans med människorna som använder den varje dag.

Vill du också samla personalhanteringen i ett system?

Med Simflexity hanterar du schema, stämpelklocka, tidrapportering, anställningsavtal, dricks och lön på samma plats. Boka en demo · Se våra priser